NOTULEN te downloaden

 

Betreft : 19e Algemene Ledenvergadering Kring De Drie Stromen

Datum : 18 maart 2010

Locatie : Tjalleberd

Tijd : 20.00 uur

Aanwezig:

De heer L. Villerius (voorzitter), de heer H. Buiten (algemeen bestuurslid), de heer E. Oosterhuis (penningmeester), mevrouw I. Pander (bestuurslid wedstrijdzaken) en mevrouw L. de Beer-Pander (secretaris)

Mevrouw K. Zwerver (PC de Skânsrúterkes), mevrouw D. Dragt (PC de Skânsrúterkes), mevr. J. Doeleman (LR en PC Drakoruters), mevrouw S. Kooistra (LR en PC Klaverkampruiters), mevrouw A. Tillema (PC de Skânsrúterkes), mevrouw A. Oosterhof (RV en PC Radboudruiters), mevrouw I. Leenman (RV en PC Radboudruiters), mevrouw K. Eringa (RV en PC Radboudruiters), mevrouw S. Rempt (PS Brocope), de heer F. Jansma (PS Brocope), de heer H. Nijlunsing (LR en PC De Waldrâne), de heer A.O. de Haan (LR Fjildruters), mevrouw I. van der Lei (LR Fjildruters), mevrouw G. Dijkstra (PC ’t Haske, RV ’t Haskelân), mevrouw F. Boonstra-Dijkstra (PC ’t Haske, RV ’t Haskelân), de heer J. Lenes (HSV De Hjouwer), de heer M. Ypenga (regiobestuur), de heer J. de Boer (regiobestuur), mevrouw J. Hansma-Dam (PSV Expansieruters), de heer M. van der Velde (PSV Expansieruters), mevrouw H. Veldman (RSV NEO), mevrouw M.E. Bont (RSV NEO), mevrouw E. Pit (LR IVO), mevrouw A. Dekkers (LR IVO), mevrouw J. Kolk (PC Grensruiters), de heer C. Veldkamp (LR Skansruters), J.K. de Vries (LR en PC De Pion), T. Frankena (LR en PC De Pion), mevrouw Y. Luinge (LR en PC Blauwe Bosruiters), de heer L. Luinge (LR en PC Blauwe Bosruiters), mevrouw A. Cloo (LR Ruterwille, PC Jong ut Ein), de heer A. Veenstra (LR en PC Drie Gemeenten), mevrouw U. de Jong (RV DEO), de heer A. van Zanden (PC De Ponyvriendjes), mevrouw I. van Weperen (RV DEO), mevrouw D. Veenstra (LR en PC Drie Gemeenten), mevrouw M. Kroes (LR en PC Drie Gemeenten), mevrouw E. Veenstra (LR en PC Drie Gemeenten), mevrouw N. de Reus (LR en PC Hynstewille), mevrouw A. Jonkers (LR en PC Hynstewille), mevrouw N. Roose (LR IVO), mevrouw A. Houwing (PSV Skansruters), mevrouw T. de Vries (PSV Skansruters)

Afwezig met kennisgeving:

LR en PC De Wâldruters, LR en PC Boarnruters, RV De Dúnruters,

 

Afwezig zonder kennisgeving:

LR en PC De Deelenruiters, PSV Skarruters/PC Lytse Fjildruters, LR en PC Nieuw Leven, PSV Tjongerruiters, PSV De Caprilli

 

1. Opening

Voorzitter Leen Villerius opent om 20.15 uur de vergadering en heet daarbij in het bijzonder welkom de afgevaardigden van het regiobestuur, de heren De Boer en IJpenga.

 

2. Agenda

De agenda wordt zonder wijzigingen goedgekeurd.

 

3. Ingekomen stukken en mededelingen

De ingekomen stukken liggen gedurende de vergadering en tijdens de pauze ter inzage. De voorzitter maakt melding van de ingekomen brief van DEO n.a.v. de door hen georganiseerde selectiewedstrijd.

Het bestuur heeft geen mededelingen:

 

4. Notulen najaarsvergadering 2009

De concept notulen van de najaarsvergadering 2009 zijn bij de uitnodiging voor deze vergadering meegezonden aan de verenigingen. De notulen worden doorgenomen en goedgekeurd.

 

Naar aanleiding van de notulen en met name p.3. hiervan vraagt de heer Jansma (PS Brocope) of er niet alsnog een vaste afspraak gemaakt kan worden met het regiobestuur over de weekenden waarin de selectiewedstrijden worden gehouden. Bestuurslid Ina Pander legt uit dat dit wellicht mogelijk is, maar nu eigenlijk niet meer erg praktisch is. Vanuit onze kring wordt er immers veel waarde aan gehecht dat de selectiewedstrijden niet in de schoolvakanties plaatsvinden, terwijl men dit in de andere kringen minder belangrijk vindt. Willen we dit als kring toch kunnen regelen, dan moeten we de vaste weekenden in juni en juli – waar de oorspronkelijke afspraak over ging – toch loslaten. Wat haar betreft worden nu gewoon jaarlijks de data vastgelegd, met inachtneming van de wens de data buiten de schoolvakanties te laten vallen.

 

De heer Nijlunsing (LR en PC De Waldrâne) merkt op dat er in de notulen op p.3 weliswaar iets wordt gezegd over het hanteren van sluitingsdata bij kringwedstrijden, maar dat uit de notulen niet duidelijk blijkt dat hier ook daadwerkelijk een afspraak over is gemaakt. Kan niet alsnog een afspraak worden gemaakt? Dit kan, met dien verstande dat enkel een afspraak wordt gemaakt met betrekking tot de sluitingsdatum voor inschrijving. Een afspraak over de openingsdatum voor inschrijving wordt door de vergadering niet noodzakelijk geacht.

 

De afspraak (1) wordt als volgt gemaakt: Ook ten aanzien van kringwedstrijden wordt voortaan een sluitingsdatum voor inschrijving gehanteerd. De sluitingsdatum is drie weken voor de wedstrijddatum. Degenen die zich na deze sluitingsdatum aanmelden voor deelname aan de kringwedstrijd, hebben geen recht op inschrijving en kunnen dus op een wachtlijst worden geplaatst.

 

De heer De Boer van het regiobestuur merkt op dat hetgeen vermeld staat op p. 5 van de notulen niet geheel juist is. Daar wordt gesproken over een informatieavond over het Concours programma dat niet zou hebben plaatsgevonden, dit is onjuist. Deze avond heeft wel plaatsgevonden. In aansluiting hierop vertelt de heer De Boer dat er op 26 april a.s. weer een informatieavond plaats zal vinden, georganiseerd door het regiobestuur. De verenigingen ontvangen hierover nog een mail. Vanuit de kring heeft inmiddels ook een informatieavond plaatsgevonden, zo vertelt de voorzitter van het kringbestuur. De opkomst tijdens deze avond was echter zeer bedroevend. Daarom heeft het kringbestuur besloten nogmaals een informatieavond te beleggen, de verenigingen ontvangen hierover op korte termijn bericht.

 

5. Jaarverslag 2009

Het jaarverslag 2009 is bij de uitnodiging voor deze vergadering meegezonden aan de verenigingen. Het verslag wordt zonder wijzigingen goedgekeurd.

 

6. Financieel jaarverslag 2009

Penningmeester Erwin Oosterhuis heeft een opstelling gemaakt welke bij de uitnodiging voor de vergadering is meegezonden. Hij licht dit vervolgens toe:

- Met betrekking tot de selectiewedstrijden zijn we geslaagd in de opzet hier iets aan over te houden, dit heeft geleid tot een bescheiden winst;

- Het resultaat is negatief beïnvloed door met name de kosten voor de website;

- De post ‘vorderingen‘ op de balans wordt veroorzaakt door kringafdrachten die nog niet betaald zijn;

- De post ‘schulden’ op de balans wordt veroorzaakt door kringvergoedingen die nog niet uitbetaald zijn;

- Inmiddels beschikken we als kringvereniging over een bedrag van EUR 12.000,- aan vermogen. Dit is nog onder de grens van EUR 15.000,- die we als vereniging hebben afgesproken. Wanneer die grens wordt overschreden, zal er gesproken worden over een bedrag dat terugbetaald zal worden aan de lidverenigingen.

 

De heer De Haan (LR Fjildruters) merkt op dat hij graag de facturen van de kring wat eerder zou willen ontvangen. Erwin Oosterhuis zegt dat hij dat ook wel zou willen, maar hij kan niet eerder factureren dan op het moment dat de kringafdracht vastgesteld kan worden. En dat kan pas wanneer alle uitslagen binnen zijn, omdat dan duidelijk is hoeveel (en welke, van welke vereniging) ruiters en amazones op de kringwedstrijden zijn gestart. In de praktijk laten deze uitslagen vaak nogal eens op zich wachten, in sommige gevallen zelfs drie maanden.

 

De heer De Haan vindt het vreemd dat er nog steeds zo lang op uitslagen moet worden gewacht. Daar moet toch iets aan te doen zijn, door middel van een sanctie?! Erwin Oosterhuis geeft aan dat we dat al doen; wanneer de uitslagen niet of niet op tijd worden aangeleverd, worden de kringvergoedingen niet uitbetaald. Er zijn echter altijd heel specifieke redenen voor het niet aanleveren van uitslagen en niet altijd is er reden om als kringbestuur hard op te treden. Maar inmiddels is de verplichting tot het snel moeten aanleveren van uitslagen aan het kringbestuur als zo vaak verkondigd, dat iedereen wel moet snappen dat er een sanctie aan zit wanneer dit niet gebeurt. Het kringbestuur wordt dus wel steeds strenger in het toepassen van de sanctie.

 

De heer Jansma (PS Brocope) snapt dat enige coulance soms nodig is, maar het maar liefst drie maanden moeten wachten op een uitslag vraagt wat hem betreft toch wel om een sanctie. Mevrouw Van der Lei (LR Fjildruters) vraagt of de betreffende verenigingen geen hulp kunnen krijgen van het kringbestuur. Erwin Oosterhuis legt uit dat we het probleem liever vooraf aanpakken, door het gebruik van het Concoursprogramma en door het declaratieformulier dat hij heeft opgesteld. Dit mailt hij naar de verenigingen en is ook vanaf de website te downloaden.

 

Een veel voorkomend probleem is daarbij overigens ook de uitslagen van het springen, deze worden heel vaak onvolledig aangeleverd. Dit komt ook doordat de springjury’s coupons maar deels invullen. Daar is achteraf vaak niet zo veel meer aan te doen.

 

7. Verslag kascommissie

De voorzitter geeft aan dat de beide leden van de kascommissie, mevrouw W. Dijkstra (LR en PC Drie Gemeenten) en mevrouw C. Nicolai (PSV ’t Haskelân) helaas niet aanwezig zijn. Van beiden is echter wel een e-mail ontvangen waarin zij mededelen dat zij de controle hebben uitgevoerd. De boekhouding is goed bevonden. Zij hebben de boekhouding als zijnde juist goedgekeurd. Aan het bestuur wordt vervolgens door de vergadering unaniem decharge verleend m.b.t. het jaar 2009.

 

De kascommissie bestaat voor 2010 nogmaals uit mevrouw Dijkstra van LR en PC Drie Gemeenten en als nieuw kascommissielid de heer Yntema van HS De Hjouwer.

 

8. Bekendmaking en huldiging van de kringkampioenen 2009

Pony’s dressuur

Sub 1: Dieuwke Dragt met Zavanelli Marjos van PC de Skânsrúterkes

Sub 2: Dominique Veenstra met AHB Sky Dancer van PV de Drie Gemeenten

Kringkampioen is geworden: Dominique Veenstra met AHB Sky Dancer van PV de Drie Gemeenten

 

Pony’s springen

Sub 1: Vera Kraan met Giorgio van PC de Grensruiters

Sub 2: Kiara Eringa met Rosaliena S.A.G. van PC de Radboudruiters

Kringkampioen is geworden: Vera Kraan met Giorgio van PC de Grensruiters

 

Paarden dressuur

Sub 1: Femmi Dijkstra met Oakley van PSV ’t Haskelân

Sub 2: Inge van Weperen met Zamorah W van LR D.E.O.

Kringkampioen is geworden: Inge van Weperen met Zamorah W van LR D.E.O.

 

Paarden springen

Sub 1: Cees Veldkamp met King of Diamonds van LR de Skansruters

Sub 2: Ylva Bouwknecht met Lugano van LR Hynstewille

Kringkampioen is geworden: Ylva Bouwknecht met Lugano van LR Hynstewille

 

9. Pauze

9a. Loonbelasting en instructie

Voordat we verder gaan met de vastgestelde agenda, wil Erwin Oosterhuis nog een opmerking plaatsen over loonbelasting en instructie, dit wordt als agendapunt 9a ingelast. Erwin geeft aan dat hij vanuit de verenigingen geluiden hoort dat zij problemen hebben met het uitbetalen van hun instructeurs, omdat ze het risico lopen loonbelasting te moeten betalen wegens overschrijden van de fiscale drempel van EUR 1.500,- per jaar, per instructeur. Erwin gaat dit probleem voorleggen aan een fiscalist. Als er meer verenigingen zijn die dit probleem hebben, dan kunnen ze zich bij hem melden.

 

De heer De Haan (LR Fjildruters) geeft als oplossing aan dat men de uitbetaling van de instructie kan laten plaatsvinden via Sport Friesland, dan heeft men dit probleem niet. De heer Jansma (PS Brocope) merkt op dat dit wel kostbaar is.. Erwin zoekt naar een duidelijk fiscaal correcte oplossing.

 

10. Bestuursverkiezing

Zoals reeds aangegeven in de uitnodiging voor de vergadering zijn zowel Ina Pander als Erwin Oosterhuis aftredend en herkiesbaar. Zij worden door de vergadering unaniem herkozen voor een periode van vier jaar.

 

Verder is het bestuur zeer verheugd een nieuw bestuurslid te mogen voordragen, mevrouw Nelly Roose. Mevrouw Roose is lid van LR IVO en brengt de verhouding sub 1 – sub 2 in het bestuur weer een beetje in balans. Mevrouw Roose wordt door de vergadering verkozen als nieuw bestuurslid. Leen Villerius merkt op dat hiermee het aantal bestuursleden op het even aantal van zes is gekomen. Statutair zijn we verplicht een oneven aantal bestuursleden te hebben, daarom wordt nogmaals aangedrongen op het aanleveren van nog een nieuw bestuurslid vanuit de vergadering.

 

11. Selectiewedstrijden en kringwedstrijden 2009

De voorzitter geeft Ina Pander het woord om een en ander toe te lichten. Zij vertelt dat de data van alle twaalf kringwedstrijden inmiddels bekend en gepubliceerd zijn, verder valt er wat de kringwedstrijden betreft op dit moment niet zo veel op te merken.

 

Wat de selectiewedstrijden betreft zijn de data wel bekend, maar op dit moment is alleen nog maar voor de tweede selectiewedstrijd een vereniging bereid gevonden deze te organiseren. Dit is HSV De Hjouwer. Tijdens de vergadering spreken mevrouw Tillema (PC Skânsrúterkes) en mevrouw Houwing en De Vries (LR Skansruters) namens hun verenigingen de intentie uit de eerste selectiewedstrijd wel gezamenlijk te willen organiseren. Zij moeten dit eerst nog wel op de ledenvergaderingen van hun verenigingen bespreken. Zodra deze vergaderingen zijn geweest, geven ze definitief aan Ina Pander door of zij de eerste selectiewedstrijd willen gaan organiseren. Ina geeft aan dat zij graag op korte termijn bericht zou willen ontvangen, omdat zij graag binnenkort met de selectiecommissie en de organiserende verenigingen om tafel wil gaan zitten.

 

Ina geeft nog een korte toelichting op de data van de selectie. Het bestuur heeft er alles aan gedaan om de data niet in de schoolvakanties te laten plaatsvinden. In de andere kringen is dit wel het geval, onze kring vormt hierop dus de uitzondering. Vanuit de vergadering wordt de waardering uitgesproken voor de inzet van het kringbestuur op dit punt.

 

Ina vraagt verenigingen nu al in overweging te nemen om volgend jaar de selectiewedstrijden te gaan organiseren. Verenigingen die dit willen, kunnen zich vanaf nu al bij haar melden; hoe eerder, hoe beter!

 

Ina sluit af door te vertellen dat alle informatie omtrent de kring – en selectiewedstrijden op de site staat. Voor 1 mei staan ook de nieuwe selectievoorwaarden 2010 op de site.

 

12. Website

De voorzitter geeft vervolgens een andere dame het woord, Klaaske Zwerver. Hij introduceert haar echter eerst, als zijnde de nieuwe webmaster van de geheel vernieuwde website van de kring.

 

De commissie communicatie, waar naast hijzelf de heer L. Luinge en mevrouw A. Tillema zitting hebben, zijn de afgelopen tijd druk bezig geweest met de ontwikkeling van de nieuwe site. Erwin Oosterhuis heeft de heer Oosterhof van Obio bereid gevonden de site daadwerkelijk te bouwen, waarna mevrouw Zwerver zich bereid heeft verklaard de website te beheren en onderhouden. In deze hoedanigheid introduceert zij nu de nieuwe site. Zij loopt stapsgewijs door de site, de aanwezigen kunnen dit volgen op het scherm. Na afloop krijgen mevrouw Zwerver en de commissie waardering voor hun inzet, de vergadering vindt de nieuwe website erg mooi en inhoudelijk goed.

 

13. Vaststellen datum najaarsvergadering

De najaarsvergadering zal plaatsvinden op 21 oktober 2010.

 

14. Rondvraag

De heer Jansma (PS Brocope) heeft een vraag over de voorwaarden voor deelname aan het verenigingskampioenschap; kunnen deze niet wat versoepeld en in elk geval verduidelijkt worden? Hij vertelt dat de ponyleden van zijn vereniging aanwezig waren om mee te doen, maar omdat er 1 lid afwezig was wegens ziekte en er dus 7 overbleven, konden die andere 7 niet meedoen en weer naar huis. Hij vond dit erg zuur voor die ponyruitertjes. De heer Jansma heeft zijn vraag al voorgelegd aan de regiosecretaris, mevrouw Kok, maar heeft hierop nog geen reactie ontvangen. Hijzelf heeft voorgesteld om per discipline de eerste (beste) drie uitslagen te laten meetellen, want dan geeft het niet wanneer een lid niet mee kan doen.

 

De heer de Boer (voorzitter regiobestuur) reageert op de vraag van de heer Jansma, omdat dit feitelijk een regiokwestie is. Hij geeft aan dat je maar vier combinaties nodig hebt, als die vier dan maar wel zowel springen als dressuren. De 7 resterende ruitertjes van de heer Jansma hadden dus best mee kunnen doen. Het probleem is echter dat de ruiters vaak ook individueel willen starten en dan geconfronteerd worden met het maximum aantal starts op een dag. Dit, ondanks het feit dat de eerste individuele start bij het springen ook telt als start voor het verenigingkampioenschap. Doordat men op het kampioenschap soms moet overrijden, zit men snel aan het maximum.

 

De heer de Haan (LR Fjildruters) haakt in op de discussie door aan te geven dat hij de voorwaarden van de regio en de voorwaarden van de KNHS voor het verenigingkampioenschap nog eens naast elkaar heeft gelegd; deze zijn wat hem betreft strijdig en daarom vindt hij dat de regio de voorwaarden moet aanpassen. De heer de Boer bestrijdt deze strijdigheid.

 

Volgens de heer Jansma toont deze discussie op zijn minst aan dat de voorwaarden van de regio voor het verenigingskampioenschap onduidelijk zijn, hij zou graag willen dat het regiobestuur zich nog eens over deze voorwaarden buigt. De heer de Boer erkent dat er qua formulering mogelijk nog iets te verbeteren valt, hij zal dit binnen het regiobestuur bespreken. Ook zal, op verzoek van de heer Jansma, gesproken worden over de wijze waarop men in de praktijk met deze regels om zal gaan.

 

Vanuit het kringbestuur merkt Ina Pander op dat we als kringbestuur de regels voor het verenigingskampioenschap duidelijk zullen aangeven op de website. Voor het overige ligt de verantwoordelijkheid ten aanzien van dit punt bij het regiobestuur.

 

Er wordt gevraagd wanneer de kalendervergadering voor de indoorwedstrijden plaatsvindt. Ina Pander antwoordt dat deze datum nog niet bekend is, deze datum wordt op het overleg tussen het regiobestuur en de kringbesturen vastgesteld en dit overleg heeft nog niet plaatsgevonden.

 

De heer de Boer (voorzitter regiobestuur) nodigt een ieder uit voor de voorjaarsvergadering van de regio, op 22 april a.s. Deze vergadering vindt plaats in Blauwhuis. De verenigingen krijgen hierover nog bericht. Verder nodigt de heer de Boer een ieder uit voor de informatieavond dressuur op 23 april a.s., georganiseerd door het regiobestuur. Deze avond staat onder leiding van Hergen van Hall of Klaas Jan Feitsma, zij zullen voorlichting geven over de regels van de dressuur, gevolgd door een praktisch gedeelte.

 

De heer de Boer geeft tot slot aan dat gebleken is dat een aantal verenigingen kennelijk hun mailbox van het mailadres dat de regio voor ze heeft aangemakt niet tijdig legen. Van een viertal verenigingen uit deze kring is bekend dat de mailbox van het mailadres vol is en dus geen mail meer kan ontvangen. De regiovoorzitter verzoekt deze verenigingen hun mailboxen leeg te maken.

 

15. Sluiting

Voorzitter Leen Villerius sluit om 21.50 uur vervolgens de vergadering en bedankt iedereen voor zijn of haar komst.