Kring 'De Drie Stromen'

C O N C E P T

Klik hier om in Word-formaat te downloaden

N O T U L E N

 

Betreft             : 20^e Algemene Ledenvergadering Kring De Drie Stromen

Datum             :  26 oktober 2010

Locatie            : Drachten (Fries Congres Centrum)

Tijd                  : 20.00 uur

Aanwezig:

 

Dhr. L. Villerius (voorzitter), dhr. H. Buiten (vice-voorzitter), dhr.
E. Oosterhuis (penningmeester), mevr. I. Pander (bestuurslid wedstrijdzaken), mevr. L. de Beer-Pander (secretaris), mevr. C van den Ende, mevr. E. Van den Ende (LR en PC Boarnruters), mevr. Y. Luinge, mevr. W. Van Ginkel, dhr. A. Willems (LR Blauwe Bosruiters), mevr. S. Rempt, dhr. F. Jansma (PS Brocope), dhr. D. Van Zanden (LR DEO), mevr. J. Steegenga, mevr. E. Huisman (LR en PC Drakoruiters), dhr. C. Reinbergen, dhr. A. Veenstra (LR en PC Drie Gemeenten), mevr. S. Pronk (RV De Dunruters), mevr. J. Hansma, dhr. J. Melis (PSV Expansieruiters), dhr. A. Muis, dhr. J. Muis, mevr. J. Muis (PC Grensruiters), mevr. G. Dijkstra, H. De Koning, F. Boonstra (PSV ’t Haskelân), dhr. J. Harlaar (HSV De Hjouwer),  mevr. N. De Reus, mevr. A. Jonkers (LR en PC Hynstewille), mevr. L. Pit (LR IVO), mevr. M. Bont (LR NEO/PC jong NEO), dhr. J. Brouwer (LR ruterwille/PC Jong ut Ein), mevr. S. Kooistra (LR en PC Klaverkampruiters), mevr. M. Donker, A. Zijlstra (PSV De Caprilli), dhr. B. Golverdingen (PC Lyste Fjildruters), D. Van Dijk, J. De Vries (LR en PC Pion), mevr. U de Jong (PC Ponyvriendjes), mevr. I. Leenman, mevr. A. Oosterhof, mevr. J. Velsma, mevr. A. Oosterhuis (LR en PC Radboudruiters), mevr. T. De Vries (LR Skansruters), mevr. K. Zwerver (PC Skansruterkes), mevr. M. Darlang (LR Skarruters), dhr. H. De Jong, mevr. M. Spruyt (PSV Tjongerruiters), dhr. H. Nijlunsing (LR en PC De Waldrane), dhr. S.J. Keuning, mevr. C. Huisman (LR en PC Waldruters), mevr. Y. Kok (KNHS Regio Friesland)

1. Opening

De voorzitter opent om 20.10 uur de vergadering.

 

2. Vaststellen agenda.

 

De agenda wordt vastgesteld, met een wijziging: als punt 9a wordt toegevoegd het agendapunt “evaluatie website communicatiecommissie”.

 

3. Ingekomen stukken

 

De ingekomen stukken liggen gedurende de vergadering ter inzage op tafel. De voorzitter maakt wel opmerking van de ingekomen brief van Hynstewille. Nu dit de organisatie van de kringwedstrijden betreft, wordt deze brief behandeld bij agendapunt 9.

 

4. Mededelingen

De voorzitter heeft geen mededelingen, althans geen andere dan dat het bestuurlid Nellie Roose op dit moment niet aanwezig is vanwege haar vakantie.

5. Notulen voorjaarsvergadering maart 2010

 

De notulen worden doorgenomen en zonder wijzigingen goedgekeurd. Naar aanleiding van de notulen is er nog wel een vraag met betrekking tot hetgeen in de notulen is opgemerkt over de loonbelasting. De vraag is of daar nog naar gekeken is.

Penningmeester Erwin Oosterhuis geeft aan dat hij hier naar gekeken heeft, maar dat hij dit onderwerp in de voorjaarsvergadering graag uitgebreid wil gaan behandelen omdat we vandaag een drukke agenda hebben. Hij wil het nu wel kort toelichten. Hij heeft overleg gevoerd op zijn werk en met de KNHS. De conclusie uit dit overleg is dat wanneer je het goed wil doen, het je als vereniging geld kost. Er wordt veel gebruik gemaakt van de zogenaamde vrijwilligersvergoeding, maar dat kan eigenlijk alleen als je een echt heel erg laag uurtarief hanteert.

 

De heer Jansma (PS Brocope) geeft aan dat hij niet begrijpt dat de penningmeester zegt dat de vrijwilligersvergoeding enkel bij een erg laag tarief geldt en niet bij bijvoorbeeld een tarief van € 15 per uur. Zoals hij het begrepen heeft is, dat je maar niet boven de grens van € 1500 moet komen en dat je dan goed zit..

Na enige discussie komt men tot de conclusie dat de waarheid ergens in het midden ligt: uiteindelijk is het immers zo dat  je slechts bij een laag uurtarief (zoals de penningmeester aangeeft) onder de € 1500 (die de heer Jansma aangeeft) zal blijven.

 

Vanuit de vergadering wordt gevraagd of de zogenaamde VAR verklaring niet toereikend zou zijn. Dit zoekt de penningmeester nog na, hij komt hier op de voorjaarsvergadering op terug.

 

6. Kring kampioenen 2010

 

Bestuurslid Ina Pander reikt de prijzen uit aan de kring kampioenen van 2010. Dit zijn geworden:

 

pony's dressuur

 

sub 1. Jona Muis met Zinea Field van PC Grensruiters

sub 2. Danielle Grupstra met Vitanaleva Sag van PC De Waldrane

 

Kampioen over beide subs is geworden : Jona Muis

 

paarden dressuur

 

sub 1. Tryntsje de Vries met Colinda van LR de Skansruters

sub 2. Sanna Rempt met Burella B van PS Brocope

 

Kampioen over beide subs is geworden: Sanna Rempt

 

pony's springen klasse B (over beide subs)

 

Nathallya Bult met Jimmy Boy van PC Nieuw-Leven

 

pony's springen klasse LMZ (over beide subs)

 

Djura Eringa met Altana SAG van PC Radboudruiters

 

paarden springen klasse B (over beide subs)

 

Diny Nijland met Timberly van LR IVO

 

paarden springen klasse LMZ (over beide subs)

Willemijn Haalmeijer met Quidamme van RV De Dunruters

 

Vanaf dit jaar hebben we wat betreft het springen een nieuwe systematiek van kringkampioenschappen. Er is vanaf nu één kringkampioen B springen pony's en één kringkampioen LMZ pony's over beide sub’s heen en hetzelfde geldt voor springen bij de paarden. De kampioenschappen van de dressuur worden nog wel op de oude manier uitgerekend.

 

7. Pauze

 

8. Bestuursverkiezing.

 

De voorzitter introduceert Rensche de Haan die zich kandidaat heeft gesteld. Rensche Haan vertelt ook iets over zichzelf, waarop Rensche door de vergadering als bestuurslid wordt gekozen.

 

9. Evaluatie kringwedstrijden en selectiewedstrijden 2010

 

 

Brief Hynstewille m.b.t. M en Z ponycombinaties dressuur

Als eerste wordt de brief van LR en PC Hynstewille behandeld. De voorzitter leest deze volledig voor. De brief heeft betrekking op het feit dat de programma's van de kringwedstrijden vaak zo ingedeeld zijn, dat de M en Z combinaties bij de pony's vaak worden ingedeeld bij de paarden, om zo juryleden te besparen of om een andere reden. Hynstewille vindt het erg bezwaarlijk, zij ziet liever dat ook de M en Z pony combinaties gewoon in het pony programma worden opgenomen.

 

De voorzitter vraagt of ook meer mensen dit hebben ervaren. Dit blijkt het geval, LR DEO en LR en PC Radboudruiters geven bijvoorbeeld aan dat ook zij dit als lastig hebben ervaren. Bovendien, zo geeft heer van Zanden (LR DEO) aan, is dit punt reeds eerder aangestipt tijdens een ledenvergadering.

 

De voorzitter zegt dat dit probleem vooral veroorzaakt wordt door de programmering, door de organisatie van een kringwedstrijd. Dit zouden we mogelijk kunnen oplossen door het instellen van een soort wedstrijdcommissaris vanuit het kringbestuur. Feit is wel dat een organisatie van een kringwedstrijd vaak beperkt wordt wat betreft de programmering door de landoppervlakte, dan wel de landeigenaar die zijn eigen eisen stelt. Hier kan de commissaris niet in inbreken. De commissaris zou wel mee kunnen denken met de verenigingen wat betreft een goede programmering.

 

Mevrouw De Reus (LR en PC Hynstewille) geeft aan dat een van de beweegredenen van een organisatie van een kringwedstrijd vaak is dat men jury’s wil uitsparen, maar je zou toch ook de M en Z pony's in één baan kunnen zetten en bijvoorbeeld bij de proeven door dezelfde jury kunnen laten jureren.

 

Mevrouw Darlang (Skarruters/Lytse Fjildruterkes) geeft aan dat zij veel moeite hadden met het vinden van jury's en dat dit een reden voor hen is geweest om de M en Z paarden en M en Z pony's bij elkaar te voegen. De heer Van Zanden herhaalt vervolgens  dat het vanuit zijn vereniging als erg vervelend wordt ervaren dat de hoger geklasseerde ponycombinaties tussen de paarden moeten rijden, zij willen dat er paal en perk aan wordt gesteld.

 

Mevrouw Kooistra (LR en PC Klaverkampruiters) geeft aan dat ook zij problemen hadden met het vinden van jury's,vanwege een concours dat in hetzelfde weekend werd georganiseerd. Ook zij hebben daarom de hoger geklasseerde pony's bij de paarden ingedeeld.

 

De voorzitter geeft aan dat hij uit al deze geluiden verneemt dat het vooral een organisatorisch probleem is, dat mogelijk te verhelpen is door het instellen van een coördinator die helpt met de planning en indeling van een kringwedstrijd.

 

Springen in beide sub’s

De heer Veenstra (LR en PC Drie Gemeenten) geeft aan dat een springruiter van zijn vereniging zich wilde inschrijven voor een kringwedstrijd in de andere sub, maar dat het toen werd geweigerd.

Bestuurslid Ina Pander geeft aan dat zij ook door sommige wedstrijd organiserende verenigingen is gevraagd of het inderdaad klopte dat men vanuit een sub in een andere sub mocht starten. Verder heeft zij ook veel opmerkingen gehad over het feit dat ook bij kringwedstrijden de sluitingsdatum tegenwoordig strikt wordt gehanteerd en dat men met wachtlijsten werkt. Ina heeft de mensen die belden alles uitgelegd.

 

De voorzitter geeft aan dat hieruit maar weer eens blijkt dat vanuit de algemene ledenvergaderingen weinig terug wordt gekoppeld naar de achterban van verenigingen. Kennelijk wordt ook de website niet goed gelezen, want deze informatie is ook daar te vinden. Dit is een punt van aandacht voor de communicatiecommissie, maar ook voor de degenen die op de vergadering aanwezig zijn.

 

Bestuurslid Harm Buiten geeft aan dat er uit zijn gegevens is gebleken dat er erg weinig gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid om ook in de andere sub deel te nemen in het springen.

 

Ponywedstrijden op vrijdagavond

Mevrouw Leenman (LR en PC Radboudruiters) vraagt hoe de andere aanwezigen het ervaren dat de ponywedstrijden tegenwoordig vaak op vrijdag worden verreden, vaak erg vroeg. Hebben mensen er bijvoorbeeld problemen mee dat zij eerder vrij moeten nemen van hun werk? Mevrouw Leenman krijgt hierop vrij veel bijval vanuit de vergadering. Zij vraagt zich af of het mogelijk is om zowel de pony - als de paardenwedstrijd op zaterdag te organiseren.

 

De voorzitter geeft aan dat de beslissing om de pony wedstrijd op de vrijdag te organiseren vaak veroorzaakt wordt door het feit dat het land dat men gebruikt niet groot genoeg is om de volledige wedstrijd op een dag te laten plaatsvinden.

 

Er wordt gevraagd of de mogelijkheid bestaat om de wedstrijd dan ook op zondag te laten verrijden. Dit levert echter ook problemen op in verband met kerkbezoekers. De voorzitter geeft aan dat in onze kring van oudsher niet op zondag wordt gereden en wat hem betreft blijft het zo. Bovendien, er zijn ook mensen die op zaterdag moeten werken, dus problemen met werken en meedoen aan een ponywedstrijd zullen er altijd blijven.

 

Afspraak:

De voorzitter concludeert dan dat het kringbestuur op dit moment niet anders kan dan aan te bevelen dat de volledige wedstrijd op de zaterdag wordt georganiseerd. Lukt dit niet, dan gaat de voorkeur naar uit om de ponywedstrijd op zaterdag te laten verrijden en er dan voor te zorgen dat de pony's bij elkaar blijven; zowel de B en L combinaties van de pony's op zaterdag als ook de M en Z pony combinaties.

Overige organisatorische problemen op kringwedstrijden

Mevr. Van Ginkel (Blauwe Bosruiters) heeft meegeholpen op een kringwedstrijd en heeft daar toen veel geluiden gehoord over het tegelijk moeten springen en dressuur bij de pony's. Haar vraag is of dit niet anders kan. De voorzitter geeft aan dat het gebruik van het concours programma dit eigenlijk zou moeten verhelpen, omdat dit programma een controle geeft op de starttijdstippen van combinaties. Bestuurslid Linda de Beer geeft aan dat zij degene was die de wedstrijd organiseerde waar mevrouw Van Ginkel heeft geholpen. Bij de pony combinaties zijn er heel veel die zowel springen als dressuur rijden, daardoor is het vrijwel onmogelijk om te voorkomen dat alle combinaties niet in tijdnood komen. Wanneer de regel dat springen voor dressuur gaat goed wordt gehanteerd, moet dit in principe geen problemen opleveren.

 

De heer J. Melis (Expansie Ruiters) heeft een opmerking over de late prijsuitreikingen. Hij ervaart het als zeer hinderlijk en vraagt zich af of er al gekeken is naar de oorzaak van deze late prijsuitreikingen. De voorzitter geeft aan dat er niet naar gekeken is, maar dit hoeft ook niet. We weten immers al dat het aan het secretariaat ligt, aan de hoeveelheid couponlopers, de efficiëntie van deze couponlopers en de springjury's. Deze laatsten verwerken uitslagen vaak schriftelijk en geven pas aan het eind van de rit de uitslagen door aan het secretariaat die dan op dat moment nog eens heel veel werk krijgt. Bestuurslid Ina Pander geeft aan dat per 1 januari 2011 de verenigingen verplicht zijn om een uitslagen digitaal aan te leveren aan de KNHS. Dit betekent dat alle verenigingen voortaan met het Concours programma zullen moeten gaan werken, dit zal snellere prijsuitreikingen wel bevorderen.

 

Mevrouw Leenman geeft aan dat op de selectiewedstrijd volgens haar de paarden en de pony's door elkaar starten. Bestuurslid Ina Pander geeft aan dat dit alleen het geval  was op vrijdag: dan starten de M en Z pony's tegelijk met de paarden. Op de zaterdagochtend starten de B en L pony's en op de zaterdagmiddag de B en L paarden. Mevrouw Leenman geeft aan dat zij thuis een probleem hadden omdat ze tegelijk moesten rijden op vrijdag met paarden en pony's. Ina Pander geeft aan dat dit eigenlijk niet te verhelpen is, het enige wat je kan doen is dit aangeven bij de opgave voor de wedstrijd.

 

 

9a.  Evaluatie website communicatiecommissie

 

De heer van Zanden (DEO) maakt een opmerking over feit dat volgens hem de data van de kringwedstrijden op een erg laat moment op de website stonden Linda de Beer reageert dat  in december de data worden vastgesteld op de kalendervergadering van de regio., In januari staan de data op de site. Wat haar betreft kan dit niet op een eerder moment. Zij heeft eerder het idee dat dit een beleving is uit het verleden, toen de oude website nog functioneerde

 

Mevrouw de Reus (LR en PC Hynstewille) geeft aan dat op dit moment uitslagen van de kringwedstrijden nog niet op de website staan. Het is haar niet duidelijk of bij het berekenen van het kring kampioenschappen alle uitslagen zijn meegenomen, dan wel slechts de uitslagen die op de website staan. Harm Buiten stelt dat hij voor het berekenen van de kringkampioenschappen springen alle uitslagen heeft gebruikt, dus ook de uitslagen die niet op de website staan. De webmaster, mevrouw Zwerver, geeft aan dat zij een verrassingselement wilde inbouwen door niet alle uitslagen op de site te zetten. Verder waren tot zeer recent nog niet alle uitslagen aangeleverd. Het kringbestuur vindt het een goed idee dat het verrassingselement wel bewaard blijft, zodat ook volgend jaar de laatste uitslagen niet op Internet te vinden zullen zijn.

Mevrouw Spruyt (PSV Tjongerruiters) vraagt of het mogelijk is dat de datum van de ledenvergadering op een eerder moment op de website wordt geplaatst. Linda de Beer geeft aan dat  zij notulen van de afgelopen voorjaarsvergadering binnen twee weken na de vergadering op de website heeft geplaatst en in deze notulen is de datum van de volgende ledenvergadering te vinden De datum stond er dus weliswaar op tijd op, maar de vraag is of dit ook duidelijker vermeld kan worden. Mevr. Zwerver geeft aan dat het mogelijk is om op de kalender, waarop nu enkel de data van de kring en selectiewedstrijden staan genoteerd, ook te gebruiken voor de data van vergaderingen en andere activiteiten.

 

10. Nieuwe plan kringwedstrijden

 

De voorzitter geeft aan dat we nu op het belangrijkste punt van de vergadering zijn gekomen, te weten het nieuwe plan kringwedstrijden. Alle verenigingen hebben dit plan reeds gepresenteerd gekregen via de post en via de e-mail en via de website.

 

Stemming 1. aanleiding

 

De voorzitter licht eerst de aanleiding van het nieuwe plan toe.

 

• Hij geeft aan, met verwijzing naar de sheet ‘waarom vinden wij dat er iets moet gebeuren?’ dat de kring geluiden van verenigingen krijgt dat men het steeds moeilijker vindt om een kringwedstrijd organiseren. Zij hebben voornamelijk last van de financiële druk van een kringwedstrijd. Verenigingen geven aan dat zij moeten bijleggen op de organisatie van een kringwedstrijd en er niets aan verdienen.
• Naast de financiële last ervaren verenigingen in toenemende mate het organiseren van een kringwedstrijd al een organisatorische belasting. Het vinden van vrijwilligers is moeilijk, het gebruik van het softwareprogramma concours is niet altijd even gemakkelijk, zo ervaart men dit althans, en ook om deze reden is men van mening dat kringwedstrijden in de huidige vorm haar langste tijd hebben gehad.
• Kortom, het kringbestuur krijgt in toenemende mate een negatief geluid over de kringwedstrijden, welk geluid zij niet meent te kunnen negeren.
• Nu zou je kunnen zeggen, schaf de kringwedstrijden dan maar af. Het kringbestuur is echter van mening dat (de) kringwedstrijden een meerwaarde hebben naast de reguliere wedstrijden. Kringwedstrijden zijn laagdrempelig, zowel praktisch als financieel. De voorzitter concludeert door aan te geven dat er nu ingegrepen moet worden, want anders hebben de kringwedstrijden hun langste tijd gehad.

 

De voorzitter geeft vervolgens een korte toelichting op het plan en geeft aan dat dit plan een discussiestuk betreft. Het kringbestuur heeft nar de andere provincies gekeken, daar worden kringwedstrijden al vaak bij een manege georganiseerd, dit voorbeeld heeft zij als uitgangspunt genomen. Dit wil echter niet zeggen dat het plan, zoals dit nu op tafel ligt, definitief is. Het is enkel een discussiestuk. Om wel enigszins voortvarend aan de slag te kunnen gaan, is het plan wel behoorlijk uitgebreid uitgewerkt om te voorkomen dat uiteindelijk allerlei losse eindjes worden afgesproken. In dat geval zou het uiteindelijk uitvoeren van een nieuwe plan heel ver weg liggen. Om deze reden is gekozen voor de huidige aanpak.

 

De heer Jansma geeft aan dat het misschien een idee is om met een soort van “pilot project” te werken. Hij denkt dan aan het organiseren van kringwedstrijden op de gebruikelijke wijze, waarbij echter een of twee kringwedstrijden in de nieuwe vorm worden georganiseerd. De voorzitter geeft aan dat dit een goed idee is waarover gesproken kan geworden, maar wat hem betreft wordt eerst gestemd over de vraag of er überhaupt aanleiding is tot het wijzigen van het huidige systeem van kringwedstrijden. Pas wanneer de vergadering het er over eens is dat er een aanleiding is, komt men wat de voorzitter betreft pas toe aan de uitwerking van het plan.

 

De heer Keuning (LR en PC Waldruters) vraagt of het inderdaad zo is dat de kringwedstrijden op hun retour zijn. In zijn sub heeft hij deze ervaring niet, de kringwedstrijden zijn behoorlijk stabiel, wat betreft het deelname aantal en daarmee verbonden ook de inkomsten en uitgaven. Erwin Oosterhuis geeft aan dat uit zijn gegevens blijkt dat de aantallen teruggelopen, maar dat dit in sub 1 veel drastischer is dan in sub 2. De ervaring van de heer Keuning is dus deels juist, deels onjuist.

 

Mevrouw Dijkstra (PSV 't Haskelan) geeft aan dat zij gezien heeft dat in sub 1 het deelnemersaantal inderdaad drastisch terugloopt de laatste jaren. Zij geeft aan dat de in het plan geopteerde passe-partout mogelijk daar een wijziging kan brengen. Zij krijgt daarbij bijval uit de vergadering. De voorzitter geeft aan dat de tijden zijn veranderd. Tegenwoordig zijn er ontzettend veel wedstrijden en is er heel veel keus in wedstrijden, waardoor kringwedstrijden eigenlijk veel meer moeten concurreren met andere wedstrijden

 

Mevrouw De Reus geeft aan dat  zij naar deze vergadering ging met het idee dat het nieuwe plan een hamerstuk zou zijn, dat het ‘take it or leave it’ zou zijn. Zij is blij dat dit nu niet het geval blijkt en staat open voor een discussie over hoe het nu verder moet.

 

Vervolgens wordt er gestemd over de vraag of er aanleiding bestaat om het huidige plan te wijzigen. De vergadering stemde aldus dat met een bijna absolute meerderheid wordt besloten dat er een aanleiding bestaat om het huidige systeem van kringwedstrijden kritisch te bekijken en zo mogelijk te veranderen.

 

Stemming 2. Inhoudelijk plan

De voorzitter vervolgt de vergadering met het tweede deel van de bespreking van het nieuwe plan, te weten de uitgangspunten van het plan. Hij geeft een korte toelichting op het plan en vraagt vervolgens aan de vergadering waar men op bezwaren stuit en waar men zich in kan vinden.

 

Afstand

Als eerste wordt genoemd het punt van afstand. Verenigingen ervaren het nu al als erg moeilijk om vrijwilligers te krijgen, wanneer deze vrijwilligers ook nog een langere afstand moeten afleggen naar de wedstrijd accommodatie zal dit nog veel moeilijker zijn. Verder wordt de afstand ook bekritiseerd omdat men bijvoorbeeld vanuit Appelscha mogelijk  een grote afstand moet afleggen naar Joure, Wolvega et cetera. De voorzitter geeft aan dat men nu, als men in sub 2 in Drachten woont, ook al een behoorlijke afstand dient af te leggen naar bijvoorbeeld Wateren en dat dit in de toekomst niet anders zal zijn. Appelscha is in die zin een slecht voorbeeld, want is altijd al gevestigd geweest aan de rand van een sub en heeft altijd al een langere afstand moeten afleggen. Dit bezwaar geldt in die zin dus lang niet voor alle verenigingen.

 

Verdeling opbrengsten

het tweede bezwaar dat naar voren wordt gebracht betreft de vraag hoe het nu gaat de catering opbrengsten. De heer Veenstra geeft aan dat hun vereniging deze opbrengsten gebruikt om de kas te spekken om hieruit activiteiten voor de vereniging te kunnen betalen. Hij vraagt zich af hoe met deze opbrengsten wordt omgegaan op het moment dat meerdere verenigingen op een locatie de wedstrijd moeten organiseren. De voorzitter geeft aan dat dit op dit moment nog niet is te overzien, omdat niet duidelijk is wie een eigen catering heeft, welke accommodatie de eigen catering toestaat en om welke opbrengsten dit gaat. De voorzitter geeft wel aan dat we ernaar streven om het voor de verenigingen niet minder, maar juist beter te maken. Binnen dit streven past het niet om catering opbrengsten voortaan niet meer aan verenigingen ten goede te laten komen.

 

Mevrouw de Reus stelt dat het plan op zich goed is, maar dat er nog veel haken en ogen aan kleven, om welke reden zij van mening is dat 2011 nog te vroeg is om het plan in te voeren. Zij krijgt bijval uit de vergadering. De heer van Zanden geeft aan dat men eigenlijk eerst wil weten om welke accommodaties het, wat het kringbestuur betreft, gaat. Men wil ook een financieel plaatje zien. Erwin Oosterhuis geeft aan dat dit wat hem betreft een “kip - ei“ redenering is. Hij geeft aan dat wat hem betreft het kringbestuur op basis van het voorgelegde plan huiswerk mee wil krijgen en dat het kringbestuur op basis daarvan een financieel plaatje maakt. Niet andersom dus.

 

Er wordt nogmaals gevraagd of al bekend is welke accommodaties zullen worden aangewezen. De voorzitter geeft aan dat er al wel contact is geweest met acht accommodaties, en dat deze accommodaties zich bereid hebben verklaard een kringwedstrijd jaarlijks op hun terrein te doen plaatsvinden. Erwin Oosterhuis geeft aan dat wat hem betreft er nu geen discussie wordt gevoerd over de accommodaties en of deze wel geschikt zijn en ook niet over de vraag met welke verenigingen men zal gaan samenwerken.

 

Vanuit de vergadering wordt gevraagd welke verenigingen dan concrete problemen hebben, misschien moet het kringbestuur zich juist op deze verenigingen richten. Misschien is er de mogelijkheid deze verenigingen ‘onder te brengen’ bij de verenigingen die wel goed draaien. Mevrouw van den Ende (LR en PC Boarnruters) geeft aan dat zij een vereniging zijn die moeite hebben met het organiseren van een kringwedstrijd en dat zij als vereniging daarom het nieuwe plan juist toejuichen. Zij voelt er ook wel voor om als vereniging aan te sluiten bij een organiserende verenigingen die geen moeite heeft met de organisatie.

 

De voorzitter geeft aan dat van de 29 verenigingen binnen onze kring van 11 verenigingen een reactie is ontvangen, waarvan 9 verenigingen hebben aangegeven dat zij niet willen samenwerken met andere verenigingen. Uit de vergadering hoort hij nu een ander geluid.

 

Mevrouw Pit (LR IVO) vraagt zich af of het misschien een idee is dat de verenigingen die het niet redden aansluiten bij een andere vereniging. Linda de Beer geeft aan dat het wellicht een optie is, maar dat niet vergeten moet worden dat het aantal verenigingen dat een wedstrijd moet organiseren wel enigszins gelijk moet blijven, om zo het aantal van zes kringwedstrijden per jaar te kunnen garanderen. Hierop aansluitend wordt vervolgens een discussie gevoerd over de vraag of de subs al dan niet samengevoegd moeten worden. Daarbij wordt aangegeven of deze vraag niet als eerste beantwoord moest worden. Wat de voorzitter betreft hoeft dit niet zo te zijn.

 

De heer J. Melis geeft aan dat het kringbestuur enerzijds aangeeft laagdrempeligheid een voordeel van kringwedstrijden te vinden maar anderzijds aangeeft te willen werken aan schaalvergroting. Wat hem betreft gaan laagdrempeligheid en schaalvergroting niet samen. Hoe denkt het kringbestuur hier mee om te kunnen gaan? De voorzitter geeft aan dat hij deze tegenstrijdigheid ook ziet in het plan en dat de laagdrempeligheid ook bij schaalvergroting mogelijk wel gegarandeerd zou kunnen worden door de programmering van een kringwedstrijd, bijvoorbeeld door een kringwedstrijd te verdelen over twee weekenden.

 

Mevrouw van de Ende vraagt zich af of de idee is om alle verenigingen individueel tegen het licht te houden en te benaderen. De verenigingen die al verbonden zijn aan een concours zouden die dan in de toekomst moeten blijven doen en verenigingen die bij accommodatie willen aansluiten kan het kringbestuur daar bij helpen. Is dit idee van “maatwerk " een optie? De voorzitter geeft aan dat dit misschien een goed idee is, als opstapje naar het veranderen op grotere schaal van het systeem van kringwedstrijden

 

Mevr. Pit geeft nog eens aan dat de oorzaak van de teruglopende deelname aan een kringwedstrijden wat haar betreft ook is gelegen in het feit dat men nu moet betalen voor zes kringwedstrijden tegelijk. Zoals al eerder aangegeven tijdens de vergadering zal wat haar betreft het introduceren van de passe-partout dit enigszins kunnen tegengaan.

 

Mevr. Leenman geeft aan dat zij het idee heeft, uit de discussie die op dit moment gaande is, dat het kennelijk mogelijk is dat bepaalde elementen uit het plan gehaald worden en zullen worden toegepast. Wat haar betreft geldt dat in elk geval voor het passe-partout plan.

 

Mevrouw de Reus heeft nog wel enkele op - en aanmerkingen op het passe-partout plan. Zij geeft aan dat je in het huidige voorstel al vroeg in het seizoen moet beslissen of je de selectiewedstrijd gaat rijden en zo ja in welke disciplines. Voor het overige vindt zij het idee van passe-partout erg goed. Zij vraagt of de deelname aan de selectiewedstrijden niet uit het plan kan worden gehaald, althans anders geformuleerd, zodat tegemoet wordt gekomen aan het bezwaar van het vroeg moeten beslissen.

 

Mevrouw Tillema (PC Skansruterkes) vindt dit ook een goed idee en denkt aan een vorm van cafetaria systeem. Voor deze laatste optie is de penningmeester niet echt te vinden, omdat er heel veel administratief werk uitkomt. Hij wil er echter wel over nadenken om de deelname aan selectiewedstrijden uit het systeem te halen. Wat de penningmeester in elk geval wil garanderen is dat het inschrijfgeld aan het begin van het jaar binnenkomt, omdat hij tegenwoordig al vroeg in het seizoen veel uitbetalingen moet doen en hij wil voorkomen dat de kas in de midden van het seizoen leegloopt. Mevrouw Tillema vraagt zich af of het een idee is om de deelname aan de selectiewedstrijden in de loop van het seizoen duurder te laten maken. De penningmeester zal hierover nadenken. De heer Nijlunsing (LR en PC Waldrane) geeft aan dat wat hem betreft de discussie nu te beperkt wordt, zich enkel toespitsend op het passe-partout systeem. De voorzitter bevestigt dit en geeft aan dat wat hem betreft de discussie zich nu weer verschuift naar het volledige nieuwe plan kringwedstrijden.

 

De heer Jansma geeft aan dat hij constateert dat er veel bezwaren naar voren worden gebracht tegen het voorgelegde plan. Hij vraagt zich serieus af of 2011 niet te vroeg is om dit plan te introduceren. De heer de Jong (PSV Tjongerruiters) geeft aan dat hij het hiermee eens is, maar geeft tevens aan dat wat hem betreft in elk geval het passe-partout systeem in 2011 al wel geïntroduceerd wordt. Dit los van wat er wordt beslist ten aanzien van de overige onderdelen van het plan.

 

Mevrouw Kooistra vraagt zich af of we eerst niet moeten kijken welke vereniging nu daadwerkelijk problemen hebben met het organiseren van een kringwedstrijd. Wat de heer Keuning betreft zijn er eigenlijk geen verenigingen die deze problemen hebben. De voorzitter ontkent dit, als kringbestuur hebben wij heel andere geluiden vernomen. Mevr. van de Ende geeft nog maar eens aan dat hun vereniging in elk geval problemen hebben. De heer Melis constateert dat er veel verschillende verenigingen met veel verschillende problemen zijn. Het plan wordt in elk geval geen hamerstuk. Hij vraagt zich af om of het misschien een idee is om een pilotwedstrijd te houden. De voorzitter geeft aan dat de heer Jansma dit aan het begin van de vergadering ook al heeft aangegeven en dat dit wat hem betreft gezien de discussie op dit moment een goed idee is. Hij vraagt vervolgens aan de vergadering welke verenigingen zich zouden willen aanmelden voor deze pilot. De volgende verenigingen meldden zich aan: PSV Caprilli, LR en PC De Radboudruiters, LR en PC Klaverkampruiters, PS Brocope, LR en PC Boarnruters, LR en PC Waldrane. De heer Jansma geeft aan dat wat hem betreft de pilot  wordt georganiseerd tijdens een kring - en  een selectiewedstrijd. Hier is de voorzitter het niet mee eens, omdat een selectiewedstrijd niet representatief is en bovendien iets gecompliceerder dan het organiseren van een kringwedstrijd. Wij kunnen na deze wedstrijd geen conclusies trekken ten aanzien van het samenwerken met betrekking tot de organisatie van een kringwedstrijd. De Radboudruiters en PSV de Caprilli steunen de voorzitter hier in, zodat besloten wordt om de pilot te laten plaatsvinden met betrekking tot de organisatie van kringwedstrijden.

 

 

De vergadering wordt vervolgens gedurende enige tijd geschorst, zodat het kringbestuur kan kijken hoe de pilot voor het volgende jaar ingevoerd kan worden.

 

 

Na de schorsing legt de voorzitter vergadering het volgende plan voor (afspraak 2):

1. In 2011 en 2012 worden in elke sub afzonderlijk vier kringwedstrijden volgens roulatie schema georganiseerd;

2. In 2011 en 2012 worden er twee pilotwedstrijden georganiseerd over de hele kring;

3. Deze regeling geldt over een periode van twee jaar, omdat anders, mocht het plan niet geïntroduceerd worden, het hele roulatie schema over kop gaat

4. Het passe partout systeem, zoals geformuleerd door de penningmeester, wordt ingevoerd met de aanvulling van mevrouw De Reus met betrekking tot de latere opgave van de selectie

 

Over dit plan wordt gestemd, en het plan wordt met een meerderheid van stemmen aangenomen. Mevrouw Dijkstra vraagt of er van uit mag worden gegaan of de genoemde bedragen zullen worden toegepast.  Erwin Oosterhuis zegt dat de genoemde bedragen niet heel veel zullen wijzigen, maar dat hij dit nog wel even wil bekijken. Ook in verband met de opmerking van mevrouw de Reus.

 

Nu het roulatiesysteem nog niet geheel verlaten is, moet nu ook vastgesteld worden verenigingen volgend jaar de selectiewedstrijd gaan organiseren. NEO verklaart zich bereid de selectiewedstrijd organiseren, De Skansruterkes verklaren zich onder voorbehoud van goedkeuring van de Skansruters bij monde van mevrouw Tillema bereid om de andere selectiewedstrijd organiseren

 

11.       Datum voorjaarsvergadering 2011

 

De voorjaarsvergadering 2011 zal op 24 maart 2011 plaatsvinden in café De Streek te Tjalleberd. *

* Is inmiddels veranderd in het Fries Congrescentrum in Drachten.

 

12.       Rondvraag

 

De heer Jansma vraagt of er nog wel even aan tafel wordt gezeten met de verenigingen die in de pilot zijn opgenomen. De voorzitter bevestigt dit, de betreffende verenigingen ontvangen hiervan zo spoedig mogelijk  bericht.

 

Mevrouw Kooistra geeft aan dat zij de uitnodiging en het nieuwe plan niet heeft gekregen. Zij vraagt naar het mailadres waar alle berichten naar worden gestuurd. Linda de Beer geeft aan dat gebruik wordt gemaakt van het e-mailadres dat de regio Friesland heeft aangemaakt. Gebleken is wel dat een groot aantal mailboxen vol zijn, hiervan krijgen de verenigingen niet een melding. Op de website van de kring wordt wel steeds aangegeven welke verenigingen op dit moment een volle mailbox hebben. Voor de goede orde merkt Linda de Beer op dat zij omwille van het nieuwe plan kringwedstrijden de uitnodiging en het plan kringwedstrijden dit keer ook per post heeft verzonden.

 

Mevr. Kok van het regiobestuur heeft een aantal opmerkingen vanuit het regiobestuur. Ten eerste attendeert ook zij op de mailboxen die vol zijn, zij verzoekt de betreffende verenigingen deze mailbox leeg te maken. Verder attendeert zij de aanwezige verenigingen op de informatieavonden die het regiobestuur met betrekking tot het concours programma. Er is nu ook en informatieavond voor gevorderden. Zij verwijst voor overige informatie over deze bijeenkomsten naar de website van de regio.

Tot slot nodigt Mevr. Kok de aanwezigen uit voor de algemene ledenvergadering van de regio op 25 november in Blauwhuis

 

Bestuurslid Harm Buiten stelt voor om bij kringwedstrijden voortaan ook een Bixie programma op te nemen. Hij attendeert er nog maar eens op dat de verenigingen die dit organiseren een financiële tegemoetkoming krijgen vanuit de kring. Verder hoeven mensen die enkel Bixie starten geen kringafdracht te betalen, enkel een klein bedrag aan inschrijfgeld.

 

 

13.       Sluiting

 

De voorzitter sluit vervolgens om 23.20 uur de vergadering.