Betreft : 18e Algemene Ledenvergadering Kring De Drie Stromen
Datum : 22 oktober 2009
Locatie : Tjalleberd
Tijd : 20.00 uur
Aanwezig: De heer L. Villerius (voorzitter), de heer H. Buiten (algemeen bestuurslid), de heer
E. Oosterhuis (penningmeester), mevrouw I. Pander (bestuurslid wedstrijdzaken) en mevrouw L. de Beer-Pander (secretaris)
Afwezig met kennisgeving: PS Brocope, LR en PC Nieuw Leven, LR Fjildruters, LR en PC Scheeneruiters
Afwezig zonder kennisgeving:
- Opening
Voorzitter Leen Villerius opent om 20.05 uur de vergadering. Hij doet melding van de afmeldingen voor vanavond, waaronder de heer J. de Boer en mevrouw Y. Kok van het regiobestuur.
- Agenda
De agenda wordt op de volgende punten gewijzigd:
- punt 6 komt te vervallen, nu op dit moment de kringkampioenen nog niet kunnen worden vastgesteld omdat er nog te weinig uitslagen zijn ontvangen bij het kringbestuur;
- er wordt een extra agendapunt 8a ingevoerd, genaamd ‘samenvoegen sub 1 en sub 2’;
- er wordt een extra agendapunt 9a ingevoerd, genaamd en zijnde de ‘presentatie van de werkgroep communicatie’.
Na het doorvoeren van de wijzigingen wordt de agenda goedgekeurd.
- Ingekomen stukken
De ingekomen stukken liggen gedurende de vergadering en tijdens de pauze ter inzage. De voorzitter attendeert de aanwezigen verder op de uitnodiging voor de KNHS Bestuurdersdag en geeft aan dat hij uit zijn eigen ervaring van vorig jaar weet dat dit een erg waardevolle dag kan zijn.
- Mededelingen
Het bestuur heeft geen mededelingen.
- Notulen voorjaarsvergadering 2009
De concept notulen van de najaarsvergadering 2008 zijn bij de uitnodiging voor deze vergadering meegezonden aan de verenigingen. De notulen worden doorgenomen en na het doorvoeren van de volgende wijziging goedgekeurd:
De – onjuiste – tekst in de concept notulen was:
Als regel geldt daarom voortaan:
- Verenigingen die een kring – of selectiewedstrijd organiseren moeten gebruik maken van het software programma Concours.
- Deze verenigingen moeten de volledige uitslagen binnen een week na afloop van de wedstrijd bij de penningmeester hebben ingediend.
- Wanneer een vereniging niet aan één van de onder (1) en (2) genoemde voorwaarden voldoet, krijgt zij geen juryvergoeding uitbetaald.
Deze wordt gewijzigd in de volgende tekst:
Als regel geldt daarom voortaan:
- Verenigingen die een kring – of selectiewedstrijd organiseren moeten gebruik maken van het software programma Concours.
- Deze verenigingen moeten de volledige uitslagen binnen een week na afloop van de wedstrijd bij de penningmeester hebben ingediend.
- Alleen wanneer een vereniging aan beide van de onder (1) en (2) genoemde voorwaarden voldoet, krijgt zij de juryvergoeding uitbetaald.
Naar aanleiding van deze gemaakte afspraak vraagt mevrouw De Reus (LR en PC Hynstewille) of er dit jaar door het invoeren van deze regel veel juryvergoedingen niet zijn uitbetaald, omdat we zojuist gehoord hebben dat veel uitslagen nog niet binnen zijn waardoor de kringkampioenen nog niet kunnen worden vastgesteld. Penningmeester Erwin Oosterhuis bevestigt dat dit jaar door een aantal verenigingen nog niet aan de nieuwe regel is voldaan, maar dat hij voor 2009 een coulante houding heeft aangenomen, omdat de regel pas was geïntroduceerd. Vanaf 2010 wordt de regel strikt toegepast.
- Bekend maken kringkampioenen 2009
Dit agendapunt is komen te vervallen.
- Pauze
- Evaluatie selectiewedstrijden en kringwedstrijden 2009
De voorzitter geeft te kennen dat de selectie – en kringwedstrijden in 2009 behoorlijk naar wens zijn verlopen. Hij vraagt de aanwezigen of zij nog iets op te merken hebben over deze wedstrijden.
Met betrekking tot de selectiewedstrijden 2009 wordt opgemerkt dat men de data van deze wedstrijden als zeer vervelend heeft ervaren: (1) de data waren week op week en (2) de data vielen beide in de schoolvakanties. Het ongenoegen hierover is ook bij de voorjaarsvergadering uitgebreid besproken en de vergadering wil het bestuur nu nogmaals op het hart drukken de data voor 2010 niet weer zo ‘ongelukkig’ te laten vastleggen. Het bestuur zal zich hiervoor inzetten.
Vanuit de vergadering wordt de vraag gesteld of er niet een afspraak bestond over de data van de selectiewedstrijden, zoiets als het derde weekend van juni en het tweede weekend van juli? Bestuurslid Ina Pander bevestigt deze afspraak tussen de regio en de kringbesturen, helaas is deze afspraak nooit goed neergelegd in notulen van het overleg tussen de regio en de kringen. Daarom lukt het in de praktijk niet om deze afspraak te handhaven.
Er wordt gevraagd wie beslist over de sluitingsdatum van de inschrijving voor de selectiewedstrijden. Ina Pander vertelt dat de organiserende vereniging hierover beslist. De vraag wordt gesteld naar aanleiding van de eerste selectiewedstrijd, waar een sluitingsdatum aanvankelijk heel strak werd gehanteerd maar later alsnog werd losgelaten, waardoor sommigen die toevallig even op internet hadden gekeken nog bijgeschreven konden worden en anderen weer niet. De voorzitter geeft aan dat dit een vervelend voorval is geweest wat ook bij de evaluatie door de selectiecommissie uitgebreid is/wordt besproken. Het incident werd veroorzaakt door een communicatieprobleem, dit zal in de toekomst als het goed is niet weer gebeuren. Gevraagd wordt of het bestuur, als zoiets zich weer voordoet, de verenigingen hierover wil mailen. Dit wil het bestuur wel, maar, zo zegt de voorzitter, als het goed is komt dit niet meer voor en hoeft er dus ook niet over gemaild te worden.
Aansluitend op de vorige discussie vraagt de heer Nijlunsing (LR en PC De Waldrane) of we meer in het algemeen niet iets moeten afspreken over de sluitingsdatum, ook bij kringwedstrijden. Hij heeft nl. gemerkt, dat eigenlijk niemand zich aan de sluitingsdatum houdt, waardoor het de organiserende vereniging soms erg moeilijk wordt gemaakt om goede startlijsten en mooie baanindelingen te maken. Deze suggestie wordt goed ontvangen, maar de vraag is vervolgens: welke afspraak maken we? Gaan we net als bij concoursen wachtlijsten hanteren? En hoe ‘straffen’ we iemand die zich niet of te laat afmeldt? Vanuit de vergadering wordt verder een nadeel van een dergelijke afspraak genoemd, namelijk dat dit in het Concours-programma erg moeilijk te verwerken zou zijn.
Mevrouw Kroes (LR en PC Drie Gemeenten) vraagt wat je moet doen als je op de valreep ineens veel afmelders hebt; je kan dan toch geen boete opleggen? Nee, zo beaamt de voorzitter, maar, zo stelt de penningmeester, je hebt ook geen verlies omdat je de kosten voor jury’s etc. hoe dan ook vergoed krijgt van de kring. Dit is wel zo, maar het is wel erg vervelend als je veel minder jury’s nodig blijkt te hebben gehad en je voor juist die jury’s heel veel moeite hebt moeten doen om ze te krijgen, geeft mevrouw Kroes aan.
De heer van Zanden (LR DEO) meent zich te herinneren dat hierover al eens eerder is gesproken en dat we toen ook een afspraak hebben gemaakt. De voorzitter bevestigt dit. De afspraak was dat we aan het einde van ieder kringwedstrijdseizoen een soort van zwarte lijst zouden maken van alle personen die zich helemaal niet hebben afgemeld voor een kringwedstrijd (dus niet (ook) van degenen die zich te laat hebben afgemeld). Deze lijst zou worden opgesteld op basis van de door de organiserende verenigingen aangeleverde gegevens. Deze lijst zou dan opgestuurd worden naar de KNHS met het verzoek aan de KNHS deze mensen een “boete” (heffing) op te leggen. Voor deze aanpak is gekozen, omdat alleen de KNHS zelf een heffing kan opleggen en niet de organiserende vereniging noch het kringbestuur, omdat voor kringwedstrijden geen inschrijfgeld wordt gevraagd.
In 2008 en ook in 2009 heeft slechts één vereniging gegevens van personen aangeleverd. De gemaakte afspraken dienaangaande konden dus ten uitvoer worden gebracht. Nu wordt afgesproken dat we deze afspraak voortaan toch strakker gaan hanteren.
Kringsecretaris Linda de Beer merkt op, dat we deze afspraak alleen kunnen uitvoeren, als de betreffende verenigingen over deze afspraak melding hebben gemaakt in hun vraagprogramma. In het model vraagprogramma dat op de website van de kring staat, is een dergelijke melding opgenomen.
Gevraagd wordt of iemand bij één enkele keer niet afmelden al op de naar de KNHS te sturen lijst komt te staan. Na enige discussie wordt besloten dat wanneer iemand zich voor minimaal twee wedstrijden (dus niet starts) niet heeft afgemeld, deze persoon op de naar de KNHS te sturen lijst wordt geplaatst.
De afspraak (1) is daarom nu als volgt:
- iedere vereniging die een kringwedstrijd organiseert levert na afloop van deze kringwedstrijd aan het kringbestuur een lijst aan van personen (combinatienummer) die zich wel hebben ingeschreven voor de kringwedstrijd, maar in het geheel niet hebben afgemeld;
- deze vereniging levert ook de bij de betreffende personen behorende ongebruikte startcoupons in bij het kringbestuur;
- na afloop van de laatste kringwedstrijd stelt het kringbestuur een totaallijst van structurele niet-afmelders (dus degenen die zich twee of meer keer niet hebben afgemeld voor een kringwedstrijd) op en stuurt deze samen met de bijbehorende coupons op naar de KNHS met het verzoek de betreffende personen een heffing op te leggen conform het Algemeen Wedstrijdreglement van de KNHS.
Bestuurslid Ina Pander geeft aan dat zij de indruk heeft dat sommige verenigingen hun leden standaard opgeven voor alle zes kringwedstrijden zonder daarna zich te bekommeren over mogelijk afmelden. Aan deze onwenselijke praktijk wordt door de nieuwe afspraak dan ook een halt toegeroepen.
De heer Peereboom (LR en PC Boarnruters) vraagt of de afspraak niet in de hand werkt dat sommigen gaan denken; ‘een keer afmelden mag’? De voorzitter geeft aan dat we dit risico lopen, maar we vertrouwen er eerst maar op dat de meesten niet zo redeneren. De heer Van Zanden vult aan dat hier ook een stukje verantwoordelijkheid bij de verenigingen ligt; zij moeten hun leden op dit punt een beetje ‘opvoeden
De heer Van Zanden vraag verder hoe de andere verenigingen het werken met het Concours-programma hebben ervaren. Zijn vereniging was er niet zo over te spreken. Er ontstaat enige discussie over de vraag van de heer Van Zanden omdat de reacties hierop nogal uiteenlopend zijn. Een behoorlijk aantal gebruikers van het programma blijkt het toch nog vrij moeilijk te vinden. Daarom, zo stelt Ina Pander, is het misschien een idee dat verenigingen elkaar helpen. Linda de Beer bevestigt dit, zij geeft ook aan dat het instellen van de roosters de eerste keer een probleem oplevert, maar dat de volgende keren het gebruik van het programma het allemaal eigenlijk juist veel makkelijker maakt. Misschien is het ook een idee dat verenigingen ingevulde roosters uitwisselen, omdat op de kringwedstrijden toch vaak dezelfde mensen aan start verschijnen?
Mevrouw Kooistra (LR en PC Klaverkampruiters) vraagt of er nog iets komt van de eerder door de regio aangekondigde informatieavond over het gebruik van het Concours-programma. Naar haar weten is deze avond er nooit geweest. De voorzitter bevestigt dit. Hij vraagt of het misschien een idee is om een avond in te lassen waarin afgevaardigden van verenigingen de knelpunten bespreken? Dit lijkt een goed idee. Gevraagd wordt of bij deze avond ook de ontwikkelaar van het programma aanwezig kan zijn, zodat hij eens kan kijken of hij naar aanleiding van de opmerkingen het programma kan vereenvoudigen. Ook dit lijkt een goed idee, al kan de voorzitter niet nu al zeggen of de ontwikkelaar hiertoe bereid is.
De afspraak (2) is nu dat het kringbestuur vóór 1 maart 2010 een avond belegt, bij voorkeur in aanwezigheid van de softwareontwikkelaar van het Concours-programma, waarbij afgevaardigden van de verenigingen binnen onze kring worden geïnformeerd over het programma en de door hen geconstateerde knelpunten kunnen bespreken.
Ina Pander merkt op, dat het roulatiesysteem dat we hebben opgesteld ten aanzien van het zitting hebben in de selectiecommissie juist ook bedoeld is om verschillende mensen in onze kring te leren omgaan met het Concours-programma. Dit blijkt dus in de praktijk niet afdoende. Bovendien, zo wordt aangegeven, zijn er vaak binnen een vereniging hooguit één of twee personen die overweg kunnen met het programma. Als deze wegvallen door bijvoorbeeld ziekte of iets dergelijks, heeft zo’n vereniging een probleem. Dit probleem wordt onderkend, maar hiervoor kan geen andere oplossing gevonden worden dan toch er voor te zorgen dat meerdere personen met het programma overweg kunnen.
De heer Nijlunsing vraagt of het nog niet vlekkeloos om kunnen gaan met het programma er ook toe heeft geleid dat sommige prijsuitreikingen erg lang op zich lieten wachten? De voorzitter denkt dat dit niet het geval is en zou dit al het geval zijn, dan wordt dit probleem verholpen door mensen beter te leren omgaan met het programma. Vaak worde late prijsuitreikingen veroorzaakt door een meer in het algemeen moeizaam verlopen organisatie, bijvoorbeeld doordat men te lang heeft gewacht met het ophalen van coupons.
De heer Nijlunsing vraagt of er ook zoiets bestaat als een maximum termijn waarbinnen de uitreiking moet plaatsvinden. Reglementair geldt dat een prijsuitreiking binnen één uur na de laatste start moet plaatsvinden.
De voorzitter geeft in deze context wel aan dat hij het erg onbeleefd en niet netjes vindt wanneer mensen wel aanwezig zijn bij een prijsuitreiking, maar direct na het ophalen van hun prijs vertrekken. Hij vindt dat wanneer je aanwezig bent bij de uitreiking, dat je deze dan ook netjes tot het einde moet afwachten. De heer Veenstra (LR en PC drie Gemeenten) is het hiermee eens, hij vindt dat deelnemers aan een sportevenement toch wel een zekere mate van respect jegens elkaar mogen betuigen, ook dit is onderdeel van de sport.
De heer De Jong (LR en PC Tjongerruiters) vraagt of er iets afgesproken kan worden over het houden van kringwedstrijden op een doordeweekse dag. Dit jaar was er in sub 1 een kringwedstrijd voor pony’s op een dinsdag en de prijsuitreiking was erg laat. Dit is niet wenselijk.
De afspraak (3) wordt dat kringwedstrijden bij voorkeur niet op een doordeweekse dag worden georganiseerd, tenzij dit echt niet anders kan.
De heer De Jong vraagt verder of selectiewedstrijden niet gekoppeld kunnen worden aan een concours. Elders in het land gebeurt dit al. Linda de Beer ziet niet direct hoe dit organisatorisch kan, met bijvoorbeeld het Concours-programma. En hoe regel je dit financieel? Anderzijds zou dit misschien wel de kwaliteit van een selectiewedstrijd kunnen verbeteren. Vanuit de vergadering wordt opgemerkt dat dit laatste wel nodig is, omdat de selectie toch een aanloop is naar de regionale en daarna de nationale kampioenschappen, dus het ‘gat’ in niveau tussen deze wedstrijden moet niet te groot zijn. Anderen zijn het hier weer niet mee eens.
Voorgaande opmerkingen worden gemaakt naar aanleiding van het door sommigen bekritiseerde niveau van het springparcours van de eerste selectiewedstrijd. De voorzitter geeft aan dat het kring probeert de kwaliteit van de selectiewedstrijden te waarborgen. In dit geval was er nogal een probleem met het vinden van een vereniging die een selectiewedstrijd wilde organiseren en dan is het wel erg makkelijk om de vereniging die wel bereid bleek te bekritiseren.
8a. Samenvoegen sub 1 en sub 2
De voorzitter vraagt wat men vindt van het per e-mail gedane voorstel met betrekking tot het samenvoegen van sub 1 en 2. Opgemerkt wordt dat men deze mail pas kreeg toen sommige verenigingen hun ledenvergadering al hadden gehad.
De afspraak (4) wordt gemaakt dat de kringsecretaris voortaan bij iedere vereniging opvraagt wanneer men de voor- en najaarsvergadering zal houden, zodat informatie van het kringbestuur tijdig aan de verenigingen wordt verzonden.
Inhoudelijk ziet het merendeel van de verenigingen het samenvoegen van de subs niet zitten:
- mevrouw De Reus merkt op dat zij verwacht dat met het aantal extra starts een probleem met het aantal banen zal ontstaan. Linda de Beer merkt op dat dit niet nodig hoeft te zijn wanneer je de vereniging bijvoorbeeld de ene keer een wedstrijd voor alleen paarden en de volgende keer een wedstrijd voor alleen pony’s gaat organiseren. Je kan dan bij de paardenwedstrijd ´s morgens 14 banen en ‘s middags 14 banen hebben. Dan heb je niet meer land nodig maar heb je wel meer banen.
- de heer Nijlunsing ziet als ander nadeel de afstand. Door het samenvoegen worden de te rijden afstanden groter en hij vraagt zich af of met name ponyruiters bereid zijn deze langere afstanden af te leggen. Andere verenigingen zien dit nadeel ook.
- Als ander nadeel wordt het vinden van juryleden gezien; deze zullen één keer een langere afstand rijden geen probleem vinden, maar twee opeenvolgende dagen waarschijnlijk wel.
- de heer Nijlunsing merkt meer in het algemeen op, dat er nu niet zoveel over het voorstel valt te zeggen, omdat niet inzichtelijk is gemaakt wat de precieze financiële gevolgen van het samenvoegen zullen zijn. Erwin Oosterhuis merkt op dat hij er op dit moment niet meer over kan zeggen dan dat het samenvoegen eigenlijk niet anders dan tot een efficiëntere (en dus: kostenbesparende) wedstrijdorganisatie kan leiden.
- de opmerking wordt gemaakt dat eerder al eens gesproken is over het ‘samenvoegen’ van de subs wat betreft de ponyruiters. Was dit niet omdat de subs wat betreft de paardenruiters eigenlijk al ‘vol’ zaten? Met andere woorden; creëer je wat betreft de paardenruiters bij het samenvoegen geen wachtlijsten? Erwin Oosterhuis merkt op dat wat dat betreft een groot verschil bestaat tussen sub 1 en sub 2. Sub 2 wordt eigenlijk goed bezocht door paardenruiters, terwijl dit in sub 1 eigenlijk juist niet het geval is.
Kort en goed concludeert de voorzitter dat de vergadering het erover een is dat er op dit moment geen reden is om de subs wat betreft de paardenruiters samen te voegen. Wat betreft de ponyruiters is er nog wel een mogelijkheid.
De heer Van Zanden stelt voor de organisatie van de kringwedstrijden te laten voor wat zij is (dus ook het roulatieschema), maar alle 12 kringwedstrijden open te stellen voor ponyruiters. Dit klinkt goed, maar hoe regelen we dit financieel?
De voorzitter geeft als alternatief de mogelijkheid om aan maximaal 6 van de 12 mee te mogen doen. Dit zorgt waarschijnlijk voor een overbelasting van de verenigingen die midden in de kring liggen. Dan blijft volgens de voorzitter over het openstellen van alleen het springen voor ponyruiters uit beide subs voor alle kringwedstrijden in beide subs. Waarom doen we dit niet ook voor paardenruiters? En misschien moeten we dan inschrijfgeld vragen wanneer iemand in de andere sub wil springen?
Na enige discussie wordt de volgende afspraak (5) gemaakt:
- deelname aan de discipline springen tijdens alle 12 kringwedstrijden in sub 1 en 2 wordt vanaf het seizoen 2010 opengesteld voor alle leden van de kring;
- deze regel geldt dus zowel voor ponyruiters als voor paardenruiters;
- wanneer een lid van de kring wil deelnemen aan het springen bij een kringwedstrijd in de sub waartoe hij niet zelf behoort, kan dit alleen wanneer de organiserende vereniging hiertoe de mogelijkheid heeft opengesteld in haar vraagprogramma;
- wanneer een lid van de kring wil deelnemen aan het springen bij een kringwedstrijd in de sub waartoe hij niet zelf behoort, is hij inschrijfgeld verschuldigd aan de organiserende vereniging;
- het in (3) bedoelde inschrijfgeld wordt voor 2010 gesteld op € 3,- per start;
- een deelnemer aan het springen bij een kringwedstrijd in de sub waartoe hij niet zelf behoort doet gewoon mee voor het eindklassement en deelt dus ook gewoon mee in de prijzen;
- de organiserende vereniging mag deelnemers uit haar eigen sub geen voorrang verlenen boven deelnemers uit de andere sub.
- Voorlopige outdoorkalender 2010
De voorlopige outdoorkalender wordt besproken. Deze wordt op de kalendervergadering van de regio op 1 december a.s. definitief gemaakt.
9a. Presentatie van de werkgroep communicatie
De heer Luinge (LR en PC Blauwe Bosruiters) neemt namens de werkgroep communicatie het woord. Deze werkgroep wordt momenteel bemenst door de heer Luinge, mevrouw A. Tillema (PC Skansruterkes) en de voorzitter van de kring.
De heer Luinge vertelt dat er eigenlijk twee problemen bestaan met betrekking tot de website. Dit zijn de website en de communicatie met de regio. Allereerst zal de website worden vernieuwd. Hiertoe is het volgende tijdpad opgesteld:
- Goedkeuring Plan van Aanpak 22-10-2009
- Input verbeterpunten verenigingen december 2009
- Ontwerp en invulling website nov. 2009 – febr. 2010
- Testperiode voor de verenigingen febr. – maart 2010
- Inventariseren verbeterpunten testperiode door werkgroep maart 2010
- Evaluatie testperiode tijdens voorjaarsvergadering maart 2010
- Nieuwe website april 2010 operationeel
- Gebruik door verenigingen zomer 2010
- Evaluatie gebruikersperiode tijdens najaarsvergadering okt. 2010
- Fijn tuning website nov. 2010
De heer Luinge verzoekt alle verenigingen de commissie feedback te geven, door de door hen gewenste verbeterpunten naar Linda de Beer te sturen per mail.
De heer Golverdingen (PSV Skarruters/PC Lytse Fjildruters) vraagt wat de kosten zijn voor het vernieuwen van de site. Erwin Oosterhuis vertelt dat er een budget van € 200,- is.
- Vaststellen datum voorjaarsvergadering 2010
De voorjaarsvergadering zal plaatsvinden op 18 maart 2010.
- Rondvraag
Er wordt gevraagd of de regel dat het gebruik van het Concours programma verplicht is al van kracht is. De voorzitter bevestigt dit, deze regel was afgelopen seizoen al van kracht.
De heer Nijlunsing vraagt of het mogelijk is dat 4 weken voor de na- of voorjaarsvergadering de op deze vergaderingen te bespreken onderwerpen aan de verenigingen gemaild kunnen worden, zodat de verenigingen nog tijd hebben om deze punten binnen hun vereniging met de leden te bespreken. De voorzitter vindt dit een goed idee, voortaan zal dus (afspraak 6) minimaal 4 weken van te voren een lijst met onderwerpen naar alle verenigingen gestuurd worden.
Linda de Beer vraagt of er nog onderwerpen zijn die tijdens het overleg met de regio besproken moeten worden. Deze vraag was al aan de verenigingen per mail voorgelegd. Mevrouw De Reus vindt het van belang dat komend seizoen de selectiewedstrijden niet in de vakantie gepland worden én dat de eerder met de regio gemaakte afspraken over derde week juni – tweede week juli nog maar eens herhaald moeten worden. Verder vindt men het een beter idee wanneer de selectiewedstrijden niet weer week op week georganiseerd worden.
De heer De Jong vraagt hoe het nu zit met het roulatieschema. Mag zijn vereniging de samenwerking met een andere vereniging aangaan met betrekking tot het organiseren van kringwedstrijden? Linda de Beer bevestigt dat dit mogelijk is, zolang deze samenwerking er maar niet toe leidt dat een vereniging minder zwaar belast wordt (met het gevolg dat andere vereniging weer zwaarder belast worden) dan de andere verenigingen; grondregel is dat iedere vereniging eens in de twee jaar een pony- en paardenwedstrijd organiseert, hieraan moet worden blijven voldaan. Maar als een vereniging het zo weet te regelen dat zij het ene jaar een ponywedstrijd en het andere jaar een paardenwedstrijd organiseert en de vereniging waar zij mee samenwerkt het ene jaar een paardenwedstrijd en het andere jaar een ponywedstrijd organiseert, bestaat hiertegen geen bezwaar, omdat dit niet tot een minder zware belasting van deze verenigingen leidt.
Linda de Beer merkt tot slot nog op dat het roulatieschema op dit moment weer open ligt, omdat PS Brocope te kennen heeft gegeven dat zij niet willen overstappen naar sub 1. Het bestuur zal uitzoeken hoe hier nu mee om moet worden gegaan en zal en passende oplossing zoeken en ter goedkeuring voordragen aan de vergadering.
De vertegenwoordigster van ’t Haskelân vraagt hoe het zit met het aanleveren van vrijwilligers voor de Friese kampioenschappen. Volgens het roulatieschema waren zij niet aan de beurt, maar ze kregen wel een oproep om vrijwilligers aan te leveren. Linda de Beer geeft aan dat deze oproep betrekking had op het aandragen van de zogenaamde losse vrijwilligers. Deze vrijwilligers, 20 in totaal, moet elke kring aanleveren naast de opbouwers en afbrekers die volgens het roulatieschema worden aangeleverd.
- Sluiting
Voorzitter Leen Villerius sluit om 22.46 uur vervolgens de vergadering en bedankt iedereen voor zijn of haar komst.
Overzicht passe-partouts 2012